日経ビジネス誌から「私の仕事術」に関する取材依頼。 よい機会なので、情報の整理・管理のために私が使っているツール類についてサマリーします。
まずはその前に、なぜ情報の整理・管理が重要なのかということを少し。 経営者の仕事の質として、どれだけ正しい決断や経営判断ができたか、どれだけ優れた戦略を立てられたか、が問われるわけです。
これらは考える仕事です。 考えるためのまとまった時間が必要です。 考えるための集中力が必要です。
まとまった考える時間を作り出すためには、情報の収集は効率よく手っ取り早く行われなくてはいけません（情報を集めることが仕事ではないのだから）。 集中して考えるためには余計なことは一旦頭の中から外に出しておかねければいけません。そのために情報を整理・管理しています。
さて、私が使っているツールの紹介です。
■ Evernote
情報の整理・管理場所です。 ひらめいたことをメモ、ウェブページ内の文章を保存、本のページを写真に撮って保存、インターネットニュース記事を保存、・・とにかくあらゆる情報をここに放り込みます。 放り込まれた情報は、すべて一旦インボックスに入ります。それらを一週間に一回整理します。読み捨てＯＫのものは読んだ後削除。 保存しておくべきものは、適切なフォルダに分け、また適切なタグをつけて管理します。 なお、Evernoteは、ＰＣからでもiPhoneからでも使え、蓄積された情報はウェブ上にあるので一元管理されます。
■ Googleリーダー
Googleが提供するウェブサービス型のＲＳＳリーダーです。テクノロジーニュース系のサイトの情報はすべてGoogleリーダーで読みます。私の場合は、多くは、iPhone上で使い、電車の中やちょっとした空き時間だけを使い、テクノロジーニュースにざっと目を通します。 保存しておきたい記事、あとでじっくり読みたい記事があったら、Evernoteに転送します。 Evernoteには、Ｅメールに送る要領で送ることができます。
■ まるごとＲＳＳ
ＲＳＳの部分配信フィードを全文配信フィードに変換してくれるサービスです。これは、iPhoneでＲＳＳフィードを読むときの重要なツールです。 記事の途中までしかＲＳＳフィードになく続きはウェブサイトにアクセスして読む、ではアクセスの遅いiPhoneでは不便で仕方ありません。 まるごとＲＳＳで設定しておけば、記事の全文が読めます。
■ あとで読む
閲覧中のウェブページの内容をまるごとメールで送ってくれるサービスです。ブラウザFirefoxなどであれば、ブラウザのツールバーに「あとで読む」ボタンが付くので、それを押すだけという簡単操作です。 しかし、ＰＣで閲覧時にはこのツールをほとんど使いません（Evernoteで取り込んでしまうので）。 このツールが威力を発揮するのは、iPhoneでウェブを閲覧しているときです。iPhoneでウェブ閲覧時に非常に簡単な操作で、そのウェブページの内容をメール送信できます。もちろん、メールの送り先はEvernoteに設定されています。つまり、情報はEvernoteに送られます。
■ Google Apps（Gmail、Googleカレンダー、・・）
ロゴスウェアは、Google Appsを挿入しているので、メールは当然Gmailを使います。情報を徹底的に効率よく扱いたいならば、Gmailはもっとも強力なメールソフトです。第一に、GmailはＰＣでもiPhoneでも動作します。ウェブメールなので、どちらの機器を使っても同じメール情報にアクセスします。第二に、Gmailは検索やラベル付けの機能が強力です。過去を振り返って調べることがあるとしたら（そして、それは結構あるのだが）、Gmailほど強力なものはありません。 第三に、ToDo機能です。以前は、ToDo管理に別のツールを使っていましたが、もはや必要ありません。仕事の流れからして、ToDoなどは、メールでのやり取りの中で発生することが多く、Gmailからシームレスに使えるのは便利です。関連するメールにリンクが貼れるのも便利ですし、設定した締め切り日が自動的にGoogleカレンダーに設定されるのも便利です。
twitterを使う目的の一つに情報収集があります。twitterで追いかけたい検索語を設定しておき、その検索語を含むツイートを見ていけば、思わぬ情報に、しかも時間をかけずにめぐり会えます。 なお、twitterもこれまたiPhoneに最適なもので、ちょっとした空き時間を利用して行う場合がほとんどです。 ついでに、私の twitter はこちら。フォローをお願いします。
■ iPhone
最後に、既に上で何度も触れましたが、情報の整理・管理を極めようと思ったら、いまのところ、iPhoneがなければ話になりません。今後、Android機種が登場すれば、もちろん、それらスマートフォーンと呼ばれる機種が使えます。 今後のAndroidなどは、Flashに対応してくるので、より便利かもしれません。
情報を蓄積し、整理し、管理した後はどうするのだ、という話もありますが、長くなるので、それは次回。
