カテゴリー: 仕事術

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Yammerというサービスを知っていますか？

一口で言うと、これは企業内Facebookです。企業内の同じドメイン名のメールアドレスを持った人たちだけで使えます。

画面イメージはこのようになります（Facebookにそっくりですね）。

アカウントは一年近く前から持っていたのですが、放置状態でした。　数週間前にバージョンアップされ、よりFacebookに近くなったということで再度試してみたところ、非常に使いやすく進化していました。　そこで早速全社員で使ってみることにしました。

Yammerは、Eメール、社内SNS、メッセンジャー、などではカバーできない「つぶやき」系のコミュニケーションをとることができます。

「社内コミュニケーションのIT化が進み、どうも人と人との繋がりが希薄になった」、「ミスコミュニケーションを起こしやすくなった」というような声がいたるとことで聞かれるようになって大分経ちます。　「つぶやき」系コミュニケーションは、そのような課題を解決してくれる一つの手段になれるような気がします。

独り言のようなこと、隣の人に語りかけるようなこと、ちょっとした気づき、・・そのようなものを従来のコミュニケーションツールには流しづらいものがありました。　しかし、チームをより活性化するためには、この領域のコミュニケーションがどうしても欠かせないのです。この部分をYammerは補ってくれます。

ロゴスウェアでは、ほぼ全員がTwitterやFacebookをやっていて、この手のフィード系コミュニケーションを使うメリットや楽しさを知っているという下地があったからかもしれませんが、Yammerも１～２週間で会社内に浸透しました。最も効果を発揮するのは組織横断的に作られているチーム内コミュニケーションの向上です。そこでは、開発者、テスト担当者、セールス、マーケティングなどが組織図を超えて、ある製品のために情報のやり取りをします。

iPhoneアプリがあるということもYammerを使う大きなメリットです。ロゴスウェアでは、これまたほぼ100％の人がiPhoneあるいはiPod touchを所有しています。いろいろなことをリアルタイムに、どこにいても情報交換ができるということは大きなメリットです。

Yammerは企業内で使うことを前提に作られた機能がいろいろあり、Yammer内にグループを作れるのもその一つです。また、現在、Q&A的ナレッジを蓄積するための機能やタスクを管理するための機能も開発中と聞いています。今後が楽しみです。

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WebブラウザChromeのシェアが着実に伸びています。StatCounterが2010年9月分でまとめた調査結果は次の通りです。

Chromeのシェアは現在11.54％です。まだまだ、IEやFirefoxに水をあけられていますが、一年前には3.69％でしたから大きな伸びです。このままの伸びが続けば、１年後には、IEやFirefoxにかなり肉薄するでしょう。

既にIT関係者や先進ユーザーの間ではChromeがNo.1ブラウザになっているかもしれません。私も利用者の一人です。Chromeの魅力はいくつかありますが、拡張機能を追加して機能を独自に追加していける点がその一つです。

Chromeでは、拡張機能を追加すると、下の図のように追加した機能のボタンが並びます。

追加は非常に簡単で、設定　－　ツール　－　拡張機能の中から、好きな拡張機能を選んで、インストールボタンを押すだけ。ブラウザを再起動したりすることもなく、それだけで拡張機能は追加されます。

Chromeの拡張機能の数はおそらく既に数千種類はあり、その数は日々増えています。その中からどんな拡張機能を選択し使うかには個性が出ます。私の使っているものを紹介します。

Evernote ：　閲覧中のWebページをクリップして、Evernoteに送ります。

はてなブックマーク ：　閲覧中のWebページをはてなブックマークで送ります。

Google Apps Login ：　会社ドメイン名のGoogle Apps(Gmail,Docs,Calender)にアクセスする時に使用

symtica ：　個人のGoogle Appsアカウントにアクセスするときに使用。

Add Google Bookmark ：　Google Bookmarkにブックマークを追加するときに使用

GoogleMarks ：　Google Bookmarkの閲覧用

goo.gl URL Shortener ：　Google提供のURL短縮ツール

Webpage Screenshot ：　Webページを素早くシンプルな操作でJPEGファイルに保存

Chromed Bird ：　Twitter表示用

LastPass ：　ID、パスワードを一元管理

Google Tasks ：　Google Tasksの表示。　ToDo管理に使用

AutoPagerize ：　複数ページにまたがったWebページを、１ページに表示してくれる

Docs PDF/PowerPoint Viewer (by Google) ：　PDF、PowerPointを Google Docs Viewer で自動的にプレビュー

RSS Subscription Extension（by Google） ： ワンクリックでGoogleリーダーに登録

これらの拡張機能により、Chromeは更に使いやすくなり、ウェブ上でする仕事の効率を高めてくれます。また、これらの追加した拡張機能は複数のパソコン間で同期がとれます。　設定　－　オプション　－　個人設定の中で同期をオンにできます。この機能は本当に便利で、PCの入れ替えのときに、古いPCの環境を新しいPCに簡単に再現できてしまいます。

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仕事の効率化に関しては目標としていることがあります。

• Eメールのインボックスをゼロにすること
• RSSリーダーの未読をゼロにすること
• Evernoteのインボックスをゼロにすること

一日の仕事が終わったときに、この状態になっているのが理想ですが、実際にはゼロにはできないので、各々１０個以下になっていることを目標としています。

上に書いた作業は主にインプット作業です。なぜインプットするかというと、良いアウトプットを出したいからインプットするわけで、インプット作業に必要以上に多くの時間を割くわけにはいきません。少なくともアウトプットを犠牲にしたインプットなどは無意味です。

そういうわけで、インプット作業に使う時間は限定的なものです。その限定的な時間の中で、上に書いたことを達成しようというのが私の目標です。そして、これを達成できるレベルまでITツールを使いこなすことが目標です。

これにはツールを厳選する必要があります。

おそらくはメールに関しては、Gmailが最強です。仕事で使うには独自ドメインを使ったGoogle Appsを会社で採用しなければいけないので、誰でもこの環境が使えるわけではないかもしれませんが、できることなら独自ドメインGoogle Appsを採用することをお勧めします。

私は、RSSリーダーには、Googleリーダーを使っています。RSSフィードを読むのは、iPhoneかiPadを使う場合が多いのですが、そこでのアプリはReederが最強ではないかと思います。短時間に大量のRSSフィードが処理できます。

最終的な情報の保管、アイデアの保管用にEvernoteを使っています。Evernoteを効率よく使うためには、フォルダ（Evernoteではノートブックと呼ぶ）の構造、タグの構造を自分用に最適設計する必要があります。そのあたりが固まってくると、Evernoteを使っての情報整理は、時間をかけずにできるようになるでしょう。

最後に、これらのことは、隙間時間を使わない限り絶対達成できません。つまり、机の前、パソコンの前だけでやろうとしては絶対達成できません。なぜスマートフォン（自分の場合はiPhone）を使うのかといえば、これを達成するために必須だからです。

隙間時間を制するものが勝負を制します。

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自分がiPhoneやiPadなどの情報端末を愛用し、グーグルを始めとする数々のクラウドサービスを使うのは自分のギーク的な嗜好もあるでしょう。それらは純粋に面白いと感じるから。

しかし、それに加えて、時間を効果的に使いたいと願っているのも理由の一つです。

iPhoneやiPadを上手に活用すれば、生活の中に生じるちょっとした隙間時間を使い、メール、最新ニュース、ブログ、SNS、Twitterなどをチェックし返信したりができます。

それらの多くの部分は仕事に関わることです。これは、生活の隙間時間の中に仕事を処理する時間が入り込むことを意味します。　時間を「仕事の時間」と「自分の時間」に厳密に分けて考えるパラダイムに捕われすぎている人はそのような行為を嫌うようです。しかし、そのような考え方はかえって自分を追い込むかもしれません。かえって不幸になるかもしれません。

合理的に考えた方が良いでしょう。処理しなければいけないメールなどが、時間が経てば勝手に処理されているなどということはありません。　どうせいずれやらなければいけないのだから、隙間時間にやってしまった方が良いでしょう。　もともと隙間時間なのだから、それをしたからといって、何か重要な事柄をする時間を犠牲にすることはありません。

隙間時間は結構あるものです。夜寝るちょっと前だったり、テレビCMの時間だったり、電車に乗っている時間だったり。そういう時間で、多くのメールを処理し、RSSリーダーを読み、SNSを読み、ブログを読めます。

こういう作業を隙間時間に処理しておけば、通常の仕事時間をより生産的で創造的な仕事のために使えます。生産的で創造的な仕事の成果を出すためには、あるまとまった時間が必要です。　それは連続した1時間の考察であったりします。　通常の仕事時間は、できるだけこのような種類の仕事のために使うべきです。　隙間時間でもできるような作業を行うことにより、集中力を欠くようなことがあってはなりません。成果を出したいのならそうすべきです。　そして、成果を出さなければ結局のところ幸福にはなれないのです。

iPhoneやiPadはそれを達成するための重要な道具なのです。　友人や家族や恋人との時間。　映画や音楽を楽しむ時間。　そういう時間を大切にし、仕事においても最高の成果を出そうとする人たちの道具なのです。

だから、ロゴスウェアでは、iPhoneなどのスマートフォンやiPadなどのタブレットを購入する社員を支援し購入費用を助成します。

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（前回の続き）

選別された必要な情報がテーマ毎に分類された状態がEvernoteの中に揃えば、「一人ブレインストーミング」のための準備は完了です。

「一人ブレインストーミング」を行う場所はカフェです。紙とペンと、そしてEvernoteを見るためのiPhoneを持って出かけます。カフェでは他にやることがありませんから自然とこの作業に集中できます。カフェは、ＢＧＭなどがうるさくない場所を探した方がいいでしょう。　そして、周りの雑音から逃れるために、iPhoneで環境音を聞きます。　多くの場合は、波の音や雨音です。

一回に考えるテーマは一つです。たくさんのことを同時に考えようとしてはいけません。人間の脳はシングルタスクです。一つのことに集中しましょう。

一つのテーマに関連する情報だけをEvernoteから取り出します。おそらく１０個～２０個くらいの情報が取り出せるでしょう。ここから先は、紙とペンだけを使います。

これらの情報をベースにして思考は開始されます。情報は紙の上に書き出されます。情報は関連付けが検討されます。いろいろな分類法に従って、分類してみたりもします。そういうことを目に見える形で紙に描いていきます。何かを描きながら考えることは非常に重要で、その過程で、新たなアイデアが思い浮かぶものです。

マインドマップという手法が有名です。それに近い作業になることもあるし、そうでないこともあります。あまり細かい手法にはこだわらないことです。こういう風に描かなくてはならないと思うと、自由な発想ができません。

この作業は１時間～２時間程度行われます。結論めいたものにならないこともありますが、そこで一旦整理します。そして、整理された情報として再度Evernoteに書き込まれます。　同時に、消化済みの情報はEvernoteから削除されます。

完全な結論を得られなくても気にしないことです。一定期間後、再度同じテーマで「一人ブレインストーミング」を行います。前回に整理した情報に、その後新たに加わった情報を持って行われます。　これらを繰り返すと、ある日突然何かがひらめく時が訪れます。今まで闇だったものの中に、突然光が現れます。　それらはイノベーションや戦略的発想の核となる基本的コンセプトです。

基本的コンセプトが出来上がれば、「一人ブレインストーミング」の役割は終了です。　基本コンセプトを元に、細部を描きこむ作業は紙とペンの作業ではなくなります。これらは、ＰＣの前に座って行われるものになります。